ICATT interactive media ICATT interactive media ICATT interactive media

“Innovatie kun je niet aanbesteden”

“Innovatie kun je niet aanbesteden”

Wie ons een beetje kent, weet dat we graag maatwerk leveren en agile werken. Bij ICT-aanbestedingen door overheden blijkt dit regelmatig lastig samen te gaan. Het reeds opgestelde Programma van Eisen (PvE) is namelijk doorgaans zeer gedetailleerd, waardoor betere alternatieve en onvoorziene functionaliteiten geen optie meer zijn. Volgens directeur bedrijfsvoering Eric Schunselaar doen overheden er goed aan juist alle opties open te houden.

Lijvige PvE’s

Eric werkt al zo’n dertien jaar voor lagere overheden en provincies, vaak in de rol van project- of programmamanager van (ICT) veranderingen. Hij kent niet alleen de publieke cultuur als zijn broekzak, maar is ook goed bekend met aanbestedingsprocedures. Eric: “Europese aanbesteding is vaak voorgeschreven bij opdrachten van meer dan 200.000 euro. De ruwe opdracht luidt veelal: ‘We willen vernieuwen en daar ICT voor inzetten’. Vervolgens wordt samen met juristen een lijvig PvE opgesteld, waarna uiteindelijk een partij wordt gekozen. Na enige tijd blijkt dan dat het geleverde niet is wat de gemeente of provincie voor ogen had en blijkt tijdens de implementatie dat een ander Programma van Eisen veel beter had gepast.”

Onbekende functionaliteiten

Vaak loopt men pas gaandeweg het proces tegen mogelijkheden en onbekende functionaliteiten aan die men achteraf ook graag wil hebben, maar die niet onderkend zijn bij de aanbesteding. Dit is volgens Eric een van de redenen waarom ICT-trajecten bij overheden in eerste instantie minder succesvol lijken. ”Juist omdat het bij de opdrachtgever aan specialistische kennis van bepaalde technologieën ontbreekt, kan men logischerwijs niet overzien wat er allemaal mogelijk is. Dat kan ook in kleine dingen zitten, zoals het afscheid nemen van een archiefkast en digitale dossiers gaan beheren. Ik heb wel eens gekscherend gezegd: laten we gewoon een leverancier kiezen door een dobbelsteen te gooien. Na twee jaar vernieuwen en met de verkregen inzichten gaan we dan alsnog aanbesteden.”

Eerder bijsturen

“Dat idee heeft het uiteraard niet gehaald. De bottom line is: innovatie kun je eigenlijk niet gemakkelijk aanbesteden. Vernieuwingstrajecten kun je het beste aanvliegen met agile & scrum in nauwe samenwerking met de opdrachtgever. Met andere woorden: beginnen met de belangrijkste functionaliteit en zodra deze beschikbaar is terugkoppeling ontvangen en door met de volgende. Zo ontwikkel je niet alleen uitsluitend wat je ècht wilt, maar kun je er ook eerder mee aan de slag en eerder bijsturen als het de verkeerde kant op gaat.”

ICATT werkt graag volgens deze methode en heeft er meer dan 10 jaar ervaring mee. Zowel in het leveren van maatwerk als bestaande systemen en software integreren. Bijkomend voordeel is dat ICATT al jaren sterk vertegenwoordigd is in de publieke sector en goed bekend is met alle processen en de cultuur.

Benieuwd naar en bereid tot een andere ‘aanvliegroute’ bij vernieuwing? We zijn slechts een belletje verwijderd.

 

<<  Sneller maatwerk met 'prefab' bouwstenen

Maatwerk out-of-the-box  >>