ICATT interactive media ICATT interactive media

e-formulieren niet alleen op papier de beste keuze

e-formulieren niet alleen op papier de beste keuze

Tegenwoordig kunnen we als consument zo’n beetje alles simpel en snel online regelen. Consumenten zijn tegelijk ook burger en verwachten dat digitale gemak ook van hun gemeente en andere dienstverleners. Doordachte e-formulieren spelen hierin een belangrijke rol en zijn vaak het begin van een goed digitaal proces. Henk en Rutger leggen uit hoe ze dit bij Gemeente Amsterdam invullen, welke voordelen e-formulieren hebben en waarom dit ook voor jouw organisatie handig is. 

Slimme besluitvorming, validaties en logica

Rutger en Henk maken bij Gemeente Amsterdam deel uit van het Scrumteam Online Dienstverlening. Ze ontwikkelen digitale formulieren voor processen die eerst alleen op papier bestonden of ingediend konden worden, zodat ze daarna soepel afgehandeld kunnen worden. Rutger: “Veel organisaties werken wel met e-formulieren, maar veel van die formulieren zijn niet meer dan een digitale kopie van de papieren variant. Nog steeds foutgevoelig en statisch dus. Onze kracht zit er juist in dat we slimme besluitvorming, validaties en logica aan de formulieren toevoegen. Dat werkt niet alleen prettiger binnen de organisatie maar vertaalt zich richting burgers in onder meer kortere wachttijden voor aanvragen van vergunningen en uitkeringen.”

Ruim één miljoen formulieren

Stel je alleen al voor hoe de verwerking van de 40.000 aanvragen voor de tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) erop papier uit had gezien. Dat zou zonder e-formulieren met koppeling met de backoffice, totale chaos zijn geworden. Zowel voor de gemeente als de aanvragers.” Maar ook voor reguliere toepassingen zoals een verhuizing, aanvragen van een parkeervergunning of hulp bij laag inkomen zijn er alleen al bij de gemeente Amsterdam de afgelopen jaar meer dan één miljoen formulieren ingevuld. Zonder e-formulieren zou de gemeente, inclusief callcenter, overbelast raken en blijven aanvragen onnodig lang liggen. Met alle gevolgen van dien.

Koppelingen met backoffice

We voegen intelligentie toe aan de formulieren waardoor gegevens automatisch worden ingevuld en niet relevante stappen in het formulier worden overgeslagen. Henk: “Minstens zo belangrijk is het feit dat e-formulieren ten behoeve van automatische afhandeling en routering met backofficesystemen, databases, webservices en andere platforms kunnen worden gekoppeld. Ook worden zaken als beveiliging en de privacywetgeving meteen geïntegreerd.”

Eindgebruikers

En dan heeft Henk het nog niet eens over de toegankelijkheid van digitale formulieren en de website voor mensen met een beperking en teksten die voor iedereen begrijpelijk moeten zijn. In een volgende blog staan we hier langer bij stil. “We kijken bij onze opdrachtgevers altijd naar hoe we de klantinteractie kunnen verbeteren en letten altijd op de eindgebruikers, want voor hen moet het eindresultaat zo helder en simpel mogelijk zijn.” 

Is het werken met e-formulieren in jouw organisatie nog niet optimaal? Of werk je nog met papieren formulieren? Bel ons dan voor vrijblijvend advies.

Lees hier meer over e-formulieren.