ICATT interactive media ICATT interactive media

De ‘geboorte’ van een e-formulier

Het bouwen van een online geboorteaangifteformulier is complex en kent vele uitzonderingen, maar kan volgens ICATT wèl een fysieke aangifte afvangen.

De ‘geboorte’ van een e-formulier

Online aangifte doen van je pasgeboren kindje: hoe moeilijk kan het zijn? Namen, geboortedatum, geboorteplaats, tijdstip van geboorte en de gegevens van de ouder(s) invullen en klaar is Kees. Volgens Rutger, ICATT-adviseur en gedetacheerd bij Gemeente Amsterdam, is het maken van een laagdrempelig online geboorteformulier echter een hele ‘bevalling’ en omgeven door allerlei complicaties.

‘Duomoeder’

Die complicaties zijn vooral juridisch van aard en komen onder andere om de hoek kijken bij lesbische ouders of bijvoorbeeld wanneer het kind niet erkend is. “Zijn de moeders getrouwd, dan krijgt het kind automatisch de achternaam van de zogenoemde duo- of meemoeder, tenzij er een naamsakte is. Is er geen trouwakte of geregistreerd partnerschap, dan krijgt het kind automatisch de achternaam van de biologische, dus barende, moeder”, aldus Rutger. “Wil een man/vrouw-stel daarentegen dat het kind de achternaam van de moeder krijgt, dan is daarvoor een naamsakte nodig. Juist vanwege de vele uitzonderingen wagen veel gemeenten zich nog niet aan een online geboorteformulier dat verder gaat dan standaard situaties.”

Logica toevoegen

Gemeente Amsterdam loopt hiermee voorop en is al langer bezig om zoveel mogelijk burgerprocessen te digitaliseren. Net als bij reeds bestaande e-formulieren streeft de gemeente bij geboorteaangiftes naar inclusiviteit, dus zonder dat bepaalde burgers of groepen burgers buiten de boot vallen. Rutger: “Om enerzijds niemand uit te sluiten en anderzijds te weten te komen wat juridisch wel en niet kan, vond er allereerst samen met deskundigen een inventarisatie plaats. Vervolgens hebben we onderzocht hoe we het uitvragen van de aangifte voor de aanvragers zo duidelijk en eenvoudig mogelijk konden doen. Bij het bouwen van het formulier zelf zit de uitdaging vooral in het toevoegen van logica. Die moet namelijk de interactie van een fysiek baliegesprek vervangen en afdekken.”

Meeste tijdwinst

“We vliegen onze projecten agile aan en richten ons in het ontwerp in eerste instantie op de belangrijkste zaken die de meeste tijdwinst opleveren. Momenteel hebben we zo’n 80% van alle situaties afgedekt. De laatste 20% zijn de minder vaak voorkomende situaties die relatief veel tijd kosten om te digitaliseren en dus minder toegevoegde waarde hebben. Die worden ofwel later ingevuld, of helemaal niet. Zo kunnen drielingen wel online worden aangegeven, maar vanaf vierlingen moeten de ouders gewoon naar het loket komen.”

Pilot in ziekenhuis

Vooruitlopend op de publieke toegankelijkheid van het formulier gaat er binnenkort een pilot van start in het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis in Amsterdam-Oost. Zodra duidelijk is dat het formulier de meest voorkomende situaties ondervangt, kan het ook voor andere geboortes in Amsterdam opengesteld worden.

Kun jij wel wat hulp gebruiken bij het digitaliseren van complexe formulieren? Bel ons dan voor vrijblijvend advies, een e-formulieren analyse of laat direct een van onze specialisten bij jouw organisatie detacheren.

Zie ook de blog van onze collega's Henk Versteeg en Rutger Boekhorst: E-formulieren niet alleen op papier de beste keuze.