ICATT interactive media ICATT interactive media

Administratieve rompslomp: hoe komt u ervan af?

Wie kent ‘m niet: de reclame met de paarse krokodil? Helaas hebben veel organisaties nog te maken met bureaucratie. Administratieve rompslomp hoort daar vaak bij. Hoe komt u daar van af?

Administratieve rompslomp: hoe komt u ervan af?

Veel mensen kunnen zich de televisiereclame met de paarse krokodil nog wel herinneren: inmiddels een metafoor voor regelzucht en bureaucratie. Veel organisaties kampen daarbij met administratieve rompslomp en dat geldt niet alleen voor overheden. Hoe komt u ervan af?

Een organisatie is gewend om te werken op een bepaalde manier. Die manier van werken is ooit bedacht, maar in de loop van tijd aangepast. Door bijvoorbeeld wettelijke verplichtingen, een fusie of het in gebruik nemen van een nieuw werksysteem. Een van oorsprong logisch proces kan dan uitgroeien tot een wirwar van handelingen, kanalen, systemen en uitzonderingen.

Onderste steen

Als een organisatie zijn dienstverlening wil digitaliseren moet de onderste steen naar boven worden gehaald. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een klantverzoek via post, verschillende websites, telefoon of de balie binnenkomt. De verwerking van dit verzoek ligt vervolgens bij verschillende afdelingen. Die werken op hun beurt in allerlei systemen en hebben verschillende gegevens nodig om het verzoek af te handelen.

Vaak is de klant de dupe, want hij moet bij eindeloos veel verschillende loketten langs. Een enorme administratieve rompslomp. De kunst van het digitaliseren is het interne proces vertalen naar begrijpelijke informatie en interactie.

Klantperspectief

Door vanuit het perspectief van de klant het proces te kijken, ontstaat er uiteindelijk een basis voor een aanpassing in de werkwijze. Met het makkelijker maken voor de klant, maken we het vaak ook makkelijker voor de organisatie zelf.

Alle tijdrovende handelingen behoren tot het verleden. Denk aan: de scanstraat, het handmatig overtypen, verschillende kanalen bij elkaar brengen, het nabellen bij incomplete verzoeken of het terugkoppelen via verschillende kanalen. Weg met de administratieve rompslomp, zowel aan de voorkant als aan de achterkant!

Eindgebruiker centraal

Voordat we met oplossingen komen, kijken we altijd naar volume en de mate waarin we kunnen automatiseren. De eindgebruiker staat daarbij centraal.

Een voorbeeld: bij het Passend Onderwijs Portaal zijn zo’n zeventig scholen betrokken. Voor ongeveer 1.000 leerlingen per jaar vragen zij extra ondersteuning aan. Voorheen ging dat per e-mail en telefoon. Dat was een tijdrovend en onoverzichtelijk proces. Tegenwoordig gaat alles via een gebruiksvriendelijk en overzichtelijk portaal. Een administratieve lastenverlichting, voor zowel de scholen als de adviseurs van het samenwerkingsverband.

Wilt u ook af van de administratieve rompslomp? Bekijk onze cases voor wat we voor u kunnen betekenen, of neem direct contact met ons op.