ICATT interactive media ICATT interactive media ICATT interactive media

7 tips om je formulieren (vandaag!) stukken beter te maken

7 tips om je formulieren (vandaag!) stukken beter te maken

Het formulierenteam van ICATT heeft in de afgelopen 25 jaar zeker honderden digitale formulieren voorbij zien komen. Of die e-formulieren uitgebreid zijn of juist beknopt, allemaal hebben ze één ding gemeen: waarschijnlijk kunnen ze een stuk beter. En dat is niet ingewikkeld. Met deze zeven tips maak je een vliegende start.

Vergis je niet: formulieren maken is een vak. Digitale formulieren lijken niet op papieren formulieren, en zeker in de publieke sector merk je dat het niet eenvoudig is om bepaalde regelgeving of complexe verordeningen te vertalen naar een digitaal formulier. Tel daarbij op dat de ideale e-formulieren gebruiksvriendelijk en toegankelijk zijn, aansluiten op werkprocessen in de backoffice, rekening houden met privacy-richtlijnen en de laatste UX-inzichten, en dan weet je dat er een complexe werkelijkheid schuil gaat achter een rijtje invulvelden op een computerscherm.

Hou dat in je achterhoofd, en kijk opnieuw naar de digitale formulieren in jullie organisatie. Met deze zeven tips kun je ze in korte tijd flink verbeteren.

Tip 1: Begin met de happy flow
De regels zijn complex, de werkomgeving is een heksenketel en iedereen in de organisatie levert input voor een nieuw digitaal formulier. Waar begin je? Hou het simpel en ga in eerste instantie uit van de happy flow, zodat de grootste groep aanvragers zonder problemen een aanvraag kan invullen. De uitzonderingen parkeer je, om daar in de cyclus van evaluatie en verbeteren verder aan te werken.

Tip 2: Doe een gebruikersonderzoek
Niet schrikken, een gebruikersonderzoek kan klein zijn. Vraag collega’s, medewerkers van de webredactie of zomaar iemand bij de koffieautomaat om het formulier in te vullen. Noteer hun opmerkingen, en neem ze serieus.

Tip 3: Duik in het ontwerp
Wat? Waarom? Wie? Waar? Wanneer? Stel alle W-vragen over het proces voordat je aan het formulier gaat werken. Breng het werkproces in kaart, van intake tot handhaving.

Tip 4: Vraag niet te veel
Bij de ene dienstverlener moeten mensen een lang formulier invullen als ze een klacht willen indienen, bij de andere zijn ze met een paar veldjes klaar. Hoe zit dat in jullie organisatie? De verleiding is groot om zo compleet mogelijk te willen zijn en alle mogelijk gegevens uit te vragen, maar echt gebruiksvriendelijk is het niet.

Tip 5: Kleine vakjes, grote vakjes
Geeft de vormgeving van de invoervelden al een aanwijzing wat er moet worden ingevuld, dan is dat makkelijker. Gebruik een kort invoerveld voor voorletters, huisnummer of postcode, en langere velden voor straatnaam. Een datum, met dag, maand en jaartal, is eenvoudiger met drie afzonderlijke kleine vakjes. En moeten mensen toelichting invullen? Geef ze de ruimte, maak het tekstvak groot genoeg.

Tip 6: Besteed aandacht aan de foutmeldingen
Hoe zien de validatieteksten in het formulier eruit? En vooral: zijn ze duidelijk? Soms kan de formulierentool een foutmelding opvangen, bijvoorbeeld door een datum automatisch op de juiste manier te noteren. Kan dat niet, zorg dan voor heldere instructies.

Tip 7: Vertel wat er na het formulier gebeurt
‘Bedankt’ is soms de enige tekst die een gebruiker aan het einde van een formulier te zien krijgt. En nu? Verdwijnt alle ingevulde informatie in het grote zwarte niets? Ons advies: besteed aandacht aan de bedankt-pagina, de laatste pagina van het digitale formulier. De aanvraag is ontvangen, de melding is gedaan, maar hoe gaat het verder? Krijgt de invuller een e-mail, wanneer wordt een beslissing genomen en wat als een reactie uitblijft?
 

Meer weten over digitale formulieren? Bel ons gerust voor een vrijblijvend advies.


Doe mee met de ICATT Academy
Geen college, geen tentamen, maar wel waardevolle kennis over digitale dienstverlening krijg je op de ICATT Academy (binnenkort online). Schrijf je in, dan krijg je eens per maand tips van experts, waar je snel mee aan de slag kunt. Wil je snelle stappen maken? Neem dan contact op, dan bespreken we hoe we jullie formulieren kunnen verbeteren.

 

<<  Steengoede formulieren: 6 tips (en een bonus!)

>>  Een duurzame relatie kost tijd