ICATT interactive media

ICATT interactive media ICATT interactive media

Digitale transformatie in de zorg

Partners voor Jeugd (PvJ) is een landelijke instelling voor jeugdbescherming, jeugdreclassering en pleegzorg. PvJ zet zich in voor bescherming van kwetsbare jeugdigen en het ondersteunen van hen en hun ouders, door middel van zorg daar waar het nodig en gevraagd is.

Om processen te versnellen en transparanter te maken was PvJ op zoek naar een ICT oplossing voor de digitale transformatie van de belangrijkste processen. Doel was om te komen tot één zorgportaal, de Financiële Service Desk (FSD) waarin verschillende gebruikers alles op een eenvoudige manier kunnen regelen.

Declaraties en materiële dienstverlening

Een jeugdige en/of (pleeg)ouder declareert kosten, of een (pleeg)ouder vraagt een vergoeding voor materiële zaken aan (bv. een fiets). Het systeem berekent op basis van de declarerende persoon, de standplaats van de jeugdige, de maatregel, de leeftijd en het soort kosten, hoeveel er gedeclareerd mag worden over een bepaalde periode. De administratief medewerker hoeft alleen nog goed of af te keuren en kan makkelijk een reden van afkeuring opgeven. De rest wordt automatisch verwerkt in het financiële systeem en uitbetaald.

 

Online bankieren

Eén van de doelen is om met het portaal de jeugdigen te leren financieel zelfstandig te worden. 
De ambulant werker bepaalt of de jeugdige zelfstandig of onder begeleiding mag bankieren en welke rekeningen de jeugdige mag inzien. Een jeugdige kan zelf geld overmaken, of doet een verzoek voor betaling of storting. De ambulantwerker kan meekijken en ziet of er fraude wordt gepleegd via de rekening van de jeugdige. 

Vermogensbeheer

PVJ is bewindvoerder voor een groot deel van hun jeugdigen en beheert daarvoor rekeningen. In FSD regelt een ambulant medewerker de overdracht van de financiële zaken van een jeugdige naar de voogd conform de voogdijmaatregelen en volgens de regels van de rechtbank. Daarbij wordt het proces van het aanvragen van bankrekeningen en pinpassen gestroomlijnd en statussen en transacties automatisch bijbehouden. 

Aanmelden nieuwe pleegouders

In de service desk is een aparte stroom opgenomen voor het aanmelden van aspirant pleegouders. Door slimme formulieren en routering komen de aanmeldingen van aspirant pleegouders in de juiste backend systemen terecht en krijgt de afdeling 'Instroom & Bemiddeling' de juiste gegevens binnen. Daarbij kunnen statussen en documenten worden ingezien en bijgewerkt door de juiste personen.

Business case: Declareren en materiële dienstverlening

Het goedkeuren van een declaratie op de oude manier kostte Partners voor Jeugd gemiddeld 20 minuten, het communiceren en afkeuren van declaraties kost ook tijd. Het totaal uren per jaar die besteed wordt aan declaren was eerst 5.800 uur. Met het nieuwe systeem is dit aantal verminderd naar 1.600 uur en in de toekomst gaat dat naar verwachting nog verder naar beneden. 

Twee-factor-authenticatie en veiligheid

Om te voorkomen dat er onrechtmatig toegang wordt verkregen tot FSD, is het noodzakelijk om in te loggen met twee-factor-authenticatie met een Authenticatie app op de smartphone. Verder komen alle gegevens real time uit de bronbestanden van PvJ en worden gegevens in FSD versleuteld opgeslagen. 

 

Screenshot_Inloggen_FSD_Tweefactor

Heldere interfaces

ICATT zorgt voor heldere interfaces. Overzichtelijk, volgens de webrichtlijnen en ook voor een doelgroep met een lager IQ begrijpelijk. 

Screenshot_overzicht_declaraties

Maatwerk

ICATT bouwt voor PvJ aan een duurzame, bedrijfsbrede applicatie die volledig op maat is. We integreren 5 verschillende backend systemen in één toegankelijk portaal. We sluiten aan bij de bestaande ICT-architectuur en we volgen het bestaande werkproces. Op deze manier kunnen er snel verbeteringen worden gerealliseerd, zonder dat het bedrijfsproces veranderd hoeft te worden. Zo verloopt de implementatie sneller, natuurlijker en succesvol. 

PVJ_FSD_screenshot_architectuur

Mogelijkheden binnen FSD

  • 24/7 up to date informatie
  • Declaraties indienen
  • Verschillende functies voor ambulant werkers, jeugdigen, ouders, pleegouders
  • Statussen van declaraties volgen
  • Communiceren met verschillende betrokkenen via 1 portaal
  • Documenten toevoegen en beheren
  • Inzicht in financiën door en van jeugdige
  • Managementinformatie: doorlooptijden, workload, processtappen
  • Fraudepreventie