ICATT interactive media ICATT interactive media

Technisch Projectmanagement en advies bij de implementatie van een onderwijssysteem

Per jaar stappen zo’n 8.000 leerlingen over van de basisschool naar het voortgezet onderwijs. Met 222 basisscholen en 73 middelbare scholen is het aanmelden, plaatsen en overdragen van gegevens van al deze leerlingen een complex logistiek gebeuren. ICATT begeleidde de implementatie van een nieuw digitaal onderwijssysteem (Elektronisch Loket Kernprocedure, ELK), dat al deze processen rond de overdracht van gegevens ondersteunt.

Technisch projectleider

ICATT was technisch projectleider in opdracht van de Gemeente Amsterdam,  de samenwerkingsverbanden èn schoolbesturen van het primair- en voortgezet onderwijs. Een onderdeel was het begeleiden van de aanbesteding en het advies bij de selectie van een leverancier. Vervolgens stuurden wij de gekozen leverancier aan bij de implementatie en informeerden wij de stuurgroep.

Veel verschillende eindgebruikers

Als projectmanager vertaalde ICATT het proces van het aanmelden voor een school tot het plaatsen op een school, naar de functionele eisen van het ELK-systeem. Hiervoor  inventariseerden we alle werkprocessen van de eindgebruikers: administratie, docenten en zorgcoördinatoren op verschillende scholen. We organiseerden een vaste ontwerpgroep met vertegenwoordiging van deze functies om beslissingen te toetsen. Regelmatig hielden we testsessies met een brede groep eindgebruikers, waarin de genomen beslissingen gevalideerd of heroverwogen werden.

Nog nooit hebben we een ICT-project zo duidelijk uitgelegd gekregen. Omdat we het nu begrijpen kunnen we de goede beslissingen nemen.

Stuurgroep

Voortgang, kwaliteit en budget bewaken

ICATT was het dagelijks aanspreekpunt voor de leverancier. Wij controleerden de opleveringen door uitvoerig te testen en rapporteerden de bevindingen aan de leverancier. Voor de stuurgroep was het soms lastig om beslissingen te nemen zonder de juiste ICT-kennis te hebben. Wij begeleidden de stuurgroep op weg naar een goed eindresultaat en om de meest belangrijke functionaliteit het eerst klaar te hebben.

En dan naar beheer

ICATT gaf advies over het inrichten van de beheerorganisatie. Om onze kennis over te dragen aan de nieuwe beheerorganisatie werkten wij 6 maanden lang, één dag in de week op locatie. Zo konden we met de beheerorganisatie samen de leverancier aansturen, functionaliteit testen en vragen beantwoorden.

We voldoen aan het convenant Digitale Onderwijsmiddelen en zijn OSO gecertificeerd. Heeft u vragen, of wilt u meer weten? Neem dan contact met ons op.