ICATT interactive media ICATT interactive media

Digital Transformation bij Gemeente Amsterdam, van Excel naar slim e-formulier

Bureau Stadsregie (BSR) voert de regie over een groot deel van werkzaamheden in de openbare ruimte van Amsterdam. Voor de voorjaarsnota is het nodig om alle investeringsgegevens van 1800 projecten bij verschillende partners op te vragen, samen te voegen en te beoordelen. Deze inzameling van gegevens heet de 'Uitvraag Meerjaren Investeringsprogramma (MIP)'. BSR gebruikte één grote Excel waar iedere partnerorganisatie gegevens invulde. De MIP-uitvraag was hierdoor een tijdrovende en foutgevoelige klus. BSR vroeg ICATT de uitvraag te digitaliseren. Met de digitalisering wil BSR de kwaliteit van de input verbeteren en de logistiek van uitsturen en ophalen sterk vereenvoudigen.

 

MIP tabelweergave

Meerwaarde met een eenvoudig begin

BSR wilde zich voor het eerste jaar beperken tot de absolute kern om snel ervaring op te doen in gebruik van de uitvraag. De kern van de digitalisatie moest meerwaarde opleveren ten opzichte van het handmatige proces. De kern bestaat nu uit een veilige inlog waarmee partners alleen de eigen projecten kunnen wijzigen en BSR alle projecten kan monitoren. We bouwden een slim invulformulier voor het aanvullen en wijzigen van gegevens van het voorgaande jaar en om een nieuw project te kunnen opvoeren. Met een slim formulier worden alleen de vragen gesteld die nodig blijken uit de antwoorden die al ingevoerd zijn. We implementeerden een overzicht van projecten per organisatie, een importmodule voor het voorinvullen van de reeds bekende gegevens en een exportmodule voor het exporteren van alle gegevens voor overzichten en berekeningen.

Nog nooit zo’n gebruiksvriendelijke interface gehad voor de jaarlijkse actualisatie

Kortere doorlooptijden en gebruikersgemak

De doorlooptijd van de uitvraag duurde in vorige jaren drie maanden. Deze doorlooptijd is nu teruggebracht naar één maand. en heel belangrijk: de eindgebruikers zijn enthousiast over het gebruikersgemak.

 

Meer weten over digital transformation, neem contact met ons op.